Ziet u ook de voordelen van master data management en denkt u na over hoe? Dan is bij u ook vast de gedachte voorbij gekomen. We gaan terug naar één ‘system of records’ en daar houden we de master data bij!
Het doel van een Master Data Management applicatie is om de master data te beheren op één centrale plek en deze met regels te beheren. U creëert zo één versie van de waarheid dia vervolgens kan worden gecommuniceerd naar de andere ‘systems of record” (de ERP, CRM en HR applicatie). Zo heeft u altijd de beschikking over dezelfde gegevens in alle systemen.
Regelmatig wordt me naar de mogelijkheden van een alternatieve aanpak gevraagd. “Kunnen we niet voor elke master data management dataset een System of Record aanwijzen als de “master” en daar alles regelen voor dat domein? Voor alle klantgegevens is het CRM dan de “master”. De veronderstelling, of misschien wens, is dat er dan geen master data management software nodig is om hetzelfde resultaat te bereiken.
Maar heeft u ook de volgende vijf overweging gemaakt?
1 – Kan ik verschillende master datadomeinen koppelen?
De waarde van een MDM systeem neemt enorm toe als je er meerdere domeinen in onderbrengt. De mogelijkheid om relaties aan te brengen tussen klanten, producten, leveranciers, medewerkers producten en vestigingen vergroot de waarde van master data management. Daarbij gaat het niet alleen om de statische relaties maar juist ook om de bijbehorende ‘business rules’, en de geïntegreerde governance processen. Een System of Record, uw CRM in deze, is gericht op 1 domein en mist dus de mogelijkheid om over de schutting van dat domein heen te kijken. Daarmee verlies je een belangrijk voordeel ten opzichte van master data management oplossingen die dat wel doen.
2 – Past alle data eigenlijk wel in al mijn systemen?
Verschillende applicaties gebruiken data voor verschillende doelen. In een CRM systeem worden klanten beheerd om relaties mee te onderhouden. Een ERP applicatie heeft gegevens van een klant nodig om de goederen te kunnen versturen en om de factuur betaald te krijgen. Deze verschillende doelen resulteren in een verschillende databehoefte die niet noodzakelijkerwijs uitwisselbaar of complementair is.. Uiteraard kun je applicaties hier op aanpassen, maar dat soort maatwerk is vaak kostbaar en duur in onderhoud. Daarnaast is het vaak lastig om al dat maatwerk te upgraden naar een volgende versie van je standaard applicatie.
Master data management oplossingen zijn model gedreven en gaan dus uit van de databehoefte van alle applicaties. Op basis van die behoeften wordt een data model gemaakt. Master data management oplossingen kunnen daarbij ook omgaan met bijvoorbeeld referentiecodes en veldlengtes. Aparte systemen gebruiken vaak verschillende codes voor het zelfde element. Als voorbeeld M=man, V=vrouw in de ene applicatie versus 1=man, 2=vrouw in een andere applicatie. De maximaal toegestane lengte van een, in deze klant, is in het ene systeem maximaal 50 karakters lang, en in het ander systeem heeft het geen limiet. Een MDM oplossing lost dit eenvoudig op.
3 – Hoe garandeer ik de kwaliteit van de data?
Een System of Record zoals een CRM systeem heeft een beperkte behoefte aan datakwaliteit capaciteiten. Vaak worden alleen de waardes van een veld gecontroleerd heel soms zijn er controles over velden heen. Mogelijk kan dit met code uitgebreid worden (extra werk en lastig onderhoudbaar), maar in de basis is het niet de kerncompetentie van een CRM systeem om de kwaliteit van de data in de gaten te houden. Het voorkomen dat dezelfde klant twee keer wordt opgevoerd met net een andere spelling van de naam of een andere schrijfwijze van een adres behoort doorgaans niet tot de functionaliteiten van een CRM systeem.
Een MDM applicatie is gespecialiseerd in het bewaken van de datakwaliteit: de inhoud van een veld, de relatie tussen velden, relaties tussen verschillende tabellen, inclusief de controle van complexe regels voor het ontdubbelen van gelijksoortige records. Dit behoort tot de kern van waar MDM applicaties goed in zijn. Data kwaliteit heeft niet alleen betrekking op het detecteren van data kwaliteit issues maar het gaat ook over het oplossen daarvan. Het automatische schonen van data, het maken van taken voor data stewards om data kwaliteitsissues te repareren en uitzonderingen af te handelen. Ook hier hebben MDM applicaties de functionaliteit ideeën System of Record ontbeert.
4 – Kan ik de data wel goed integreren met andere applicaties?
Een master record dat je niet, of niet goed kunt delen is van weinig toegevoegde waarde. Een CRM applicatie heeft maar beperkt mogelijkheden om data uit te wisselen met andere systemen. Daarbij gaat het niet alleen om de technische API’s voor het uitwisselen van data maar ook over de verschillende formaten en waardes die worden geaccepteerd door deze systemen. Een oplossing is om de conversie van de data uit te voeren in de integratielaag. Het nadeel hiervan is dat deze daar niet voor bedoeld is en deze extra taak de integratielaag extra zwaar en log maakt. MDM applicaties bieden uitgebreide data uitwissel capaciteiten en hebben daarnaast functies voor het ‘mappen’ van dataformaten en waardes.
5 – Hoe ziet mijn governance proces er dan eigenlijk uit?
Master Dat Management gaat niet alleen over het hebben van 1 versie van de waarheid van een dataset. Het gaat ook over het proces om daar te komen en het proces om daar te blijven. Om tot die waarheid te komen en deze waarheid te behouden moeten regels en processen worden gehanteerd, ofwel ‘data governance’. Deze governance processen zijn een essentieel onderdeel van een master data management applicatie en ontbreken in een System of Record. Het opvoeren van een nieuw product in een ERP applicatie is een eenvoudige handeling: kies “nieuw product”, vul het scherm met de producteigenschappen in en druk op “opslaan”. In een MDM oplossing is het toevoegen van een nieuw product vaak een proces dat over meerdere afdelingen loopt waarbij diverse rollen betrokken zijn. Iedere rol vult een deel van de producteigenschappen in. Verder spelen de master data management domeinen zoals leverancier en logistiek een rol bij het opvoerproces en de controle van de businessregels. Het proces bevat stappen voor deelnemers die data opvoeren maar ook stappen voor deelnemers die controles uitvoeren en onderdelen moeten goedkeuren.
Je master data beheer je in een MDM oplossing!
In de afgelopen twaalf jaren heb ik master data management geïmplementeerd bij meerdere grote ondernemingen in de BeNeLux. Ook de overwegingen die ik hierboven beschrijf zijn daarbij meer dan eens besproken. Toch is de conclusie meestal dat je master data management doet in een applicatie die daarvoor bedoeld is. Wil je er eens over van gedachten wisselen of misschien eens praten over waar een goede master data management oplossing aan moet voldoen? Neem dan contact me me op. Ik vind het altijd mooi om over mdm te praten!
edwin.van.asch@systemation.nl
